海外出張・会議サポート
コミュニケーションの場に同席し、国や言語・文化の違いによるギャップを埋めるお手伝いをします。外国企業とのビジネスで生じがちな言語や文化、考え方の違いによる誤解を未然に防ぎ、自由度の高いビジネスのための環境作りをサポートします。オンラインでも現地での会議代行も可能です。
サービス内容
打ち合わせを通じて資料やアジェンダ、会議のゴール・論点・課題点を共有します。
異国間のコミュニケーションにおいて生じる様々なギャップを埋めながら、双方にとってストレスがないように司会として会議を進行します。
論点をまとめ、対処法や決定事項などが理解されているかフォローアップするほか、追跡できるように文書化します。
サービスの流れ
1. 事前の打ち合わせ（ブリーフィング）
会議内容への理解を深め、事前打ち合わせメモを作成します。
2. スケジュール調整
限られた時間での効果的な行動計画案についてサポートします。
3. 会議
スムーズな意思決定をサポートします。
4. フォローアップタスク
双方の認識に違いがないかを確認して文書化します。会議で定義された語彙の用語集（グロサリー）も作成します。
導入事例
某大手自動車メーカーA社のケース
状況
自動車の国内大手であるA社は、新サービス導入に向けたテストをインドネシアで実施するため、欧米とアジアの会社に業務委託した。現場で発生する問題の把握と改善策の作成のため、A社の担当者が現地に向かうことになった。
対応
現地での情報収集や適用可能な解決策の提示といったアクションも必要になると想定。当社のバイリンガル・コンサルタントが現地に同行した。
（1）聞き取りの結果、定常業務の傍らA社のテストに参加している現地スタッフもいるなど、態勢の不備や責任の所在などの問題が判明。臨時会議を開催して現場責任者を決定した。
（2）臨時会議で話し合われた対処法や決定事項を分かりやすくまとめ、関係各社に提出した。
某メーカーB社のケース
状況
国内大手機械メーカーであるB社は、IoT（モノのインターネット）サービス開発を米国の3社（ソフトウェア開発会社、デバイスメーカー、通信会社）に委託。全社による合同Web会議を行ったところ、各社が全く連携を取らずに開発を進め、互いの役割も十分に理解していなかったことが分かった。その結果、通信デバイスの仕様変更にはデバイスメーカーではなく、通信会社が申請書を出す手続きが必要なことが新たに判明し、開発スケジュールが遅れる見通しとなった。
対応
高度な言語能力とコミュニケーションスキルが必要になったこの会議では、以下の即時対応をとった。
（1）状況を整理し、話し合う内容を明確にした。
（2）会議のアジェンダを作成して会議を続行し、最終的に3社の役割分担を明確にした。
（3）新たに発見したポテンシャルリスク（プロジェクトを脅かす潜在的な危機）に対処した。
（4）会議終了後、話し合われた具体的な問題への対処法や決定事項を分かりやすくまとめ、関係各社に提出した。